今年は新型コロナウイルスの影響で例年とタイムスケジュールが大きく異なっていると思いますが、早いところであれば4月入社したみなさんがGW明けには配属を迎える方もいらっしゃると思います。

配属された新入社員は当面の間「仕事を覚える」という名目で色んなことをやらされると思いますが、その中のひとつに「会議の議事録」を取らせるところもあるみたいですね。

僕の感覚では、会議の議事録なんてそれまでの状況やバックグラウンドを知らない人間に書かせるのは無理だと思っているのですが、いまだに「議事録 = 発言録」と思っている日人が多いようで、これが新入社員にもできると思っている原因ではないかと推測しています。

議事録に記録すべきこと

繰り返しになりますが、議事録とは発言録ではありません。みんなの発言を逐一記録しても意味がないし、それを読み返すのも大変。議事録に以下の点が記録されていれば、すべての発言を書き取る必要なんてないのです。

  1. 議題
  2. 出席者
  3. 日時
  4. 場所(無くてもいいかもしれないけど、一応)
  5. 議案と結論(どんな議案があって、それぞれにどんな結論が出たか)
  6. 結論に至る議論の要点(どんな意見が誰から出て、それに対してどのようなコメントがあったかのまとめ)
  7. アクションアイテムと担当者と期限

難しいのは6のところですね、ここが発言録になりがちです。しかし、議題、議案の背景はそれまでの経緯を知っていれば、要点を抽出するのは難しくないはずです。少なくとも何がポイントになるのかは会議出席者の中で共有されているはずですし(されてないわけはないですよね😉 )そのポイントを抜き出すだけなのですから。でも、背景や経緯を知らない新入社員には分からない。ここが新入社員には難しいと考える理由です。

結論を先に書き、そのあとそこに至る議論の要点を書くことで議事録を読んだ方が結論を踏まえて議論の内容を読み取ることができるので、理解が速くなります。

アクションアイテム(やること)と担当者と期限は言わずもがなですが、これも書いてないことが多いので要注意。

リモートワークの議事録は共同編集がおすすめ

議事録の話のついでに、リモートワークにおける議事録の残し方についても触れておきます。

今はどこもオンライン会議が増えてオンラインでのコミュニケーションの難しさを感じている方も多いと思います。オンラインコミュニケーションのストレスを減らす方法として「共有ドキュメントでの議事録作成」があります。

議事録のファイルをGoogle Docsなどのクラウド上のドキュメントとして作成し、同じファイルを参照・編集しながら会議を進めるやり方です。この方法には以下のようなメリットがあります。

  1. ひとつの議事録の作成を分担できる。議案が複数ある場合、自分が担当の議案の時には議事録を他の人にお願いすることができるので、議事録の専任者を置く必要がありません。
  2. 誤記や認識違いを、気づいた人がその場で修正できる。
  3. 議事録を見ながらなので、会議が終わった時点で議事録が完成している。

このやり方はリモートワークだけじゃなく、会議室に集まって会議をする場合でも有効ですので、今の状況が収まってまた出勤するようになっても有効な方法です。ぜひ、この機会に試してみていただきたいです。

議事録なんかに時間と労力をかけるのはもうやめよう

というわけで、今回は多くの方があまりできていない議事録の取り方についてまとめてみました。議事録にかかる時間と労力を節約して、会議の中身のために時間を使いましょう。

あと、新入社員には議事録を任せずに会議に参加してもらう方が有効だということも付け加えておきます。