メールにまつわる小ネタ集

「inbox zero」を実践するためのメール削除のルールに続いて、メール関係ネタ。今回は自分が実践している、「メールにまつわる小ネタ集」を集めてみました。</p>

メールの宛先は、最後に入力

メールを送る時に、うっかりやってしまうのが「途中で送信」。送るつもりがなくても、うっかりショートカット操作をしてしまって、送ってしまったというのはよくあります。

単に作成途中で送ってしまった、であればカッコ悪いだけで済むのですが、「ここはもうちょっとオブラートに包んで書き直そう」とか思っている時に限って誤送信をやらかしてしまうもの。うっかり送信を防ぐためにも、宛先は最後に入力することをお勧めします。

返信の場合は、新規メールで返信内容を作ってからコピー、返信ボタン→返信文をペースト、とすると、うっかり余計な一言を送ってしまうことがなく安全です。

引用は必要な部分だけ

好みによりますが、私は引用は必要な部分だけにしています。よく、「インラインにて返信いたします」と書いた上で、全文引用の間に返信内容を入れる方もいらっしゃいますが、読み落としの原因になるので避けた方が良いでしょう。

必要な部分だけを引用することで論点がハッキリしますし、自分が読み返した時にも理解しやすくなります。

添付ファイルは使わない

添付ファイルはできるだけ使わず、ファイル共有を使うことが望ましいです。社内ならファイルサーバーの共有フォルダ、社外ならDropboxやOneDriveのようなストレージサービスを利用して、その置き場所を示すフォルダ名やURLを送るべきです。

• 管理を一元化できる。
  メールというものは、各個人で管理するものであり、管理方法や管理の精度は各個人任せ。添付でファイルをやりとりする場合、相手が整理・管理のいい加減な方であれば、最新版を正しく参照してもらえない場合がありますが、ファイル共有を使えば、お互いに同じファイルを参照している状態を保てます。
• 外出先でファイルのコピーや整理ができる
  相手と同じクラウドのストレージサービスを使っていれば、送られてきたファイルを自分のストレージへ直接取り込むこともできますし、外出先や移動中の時間を使ってファイルの整理を行うなど、時間を有効に使えます。

添付ファイルはその都度つける

添付ファイルは、できるだけ避けたいのですが、完全にやめてしまうわけにもいかないのが現実。従って添付ファイルを利用する場合は、確実に相手に伝えるための工夫が必要です。過去に送った添付ファイルを参照して欲しい場合でも、同じファイルをもう一度添付しましょう。

先にも書いた通り、メールの管理は個人任せ。相手がどんな管理をしているかによって、目的の添付ファイルがすぐに見つかるか？　正しいファイルを参照して貰えるか？　が変わってきます。目的のメールがすぐに見つけられなければ、対応が後回しになる可能性が高い。

そもそもメールの管理がいい加減な人は、対応もいい加減なものですから、後回しにされないためにも「念のため、同じファイルを添付しておきます」と一言付け加えて、同じファイルを添付しておけば、迅速且つ確実な対応が期待できます。

管理がいい加減な人のために手間をかけるのはバカらしい、と思われるかもしれませんが、それで自分の仕事が円滑に進むのであれば、安いコストです。手間を惜しまずに。

メールアプリの外でメールを保存する。

メールを保存する時、他の情報とまとめたり追加の情報を付けて、テキストファイルやEvernoteのような管理ツールで整理・保存するのが有効です。

• GmailはURLで保存
  Gmailをお使いの方なら、メールの場所をURLで残せます。残したいメール（もしくはスレッド）をブラウザで開き、その時のURLをコピーします。そのメールを削除しない限り、このURLからダイレクトにメールを開くことができます。あとは、テキストファイルなりEvernoteなりにURLを貼付ければ、残したいメールの一覧を簡単に作ることができます。なお、このURLは「受信トレイ」で取った後に「アーカイブ」する、といったように「ラベル」が変わっても有効ですので、ラベルを変更しても取り直す必要はありません。
• Macの「Mail」ならテキストファイルにまとめて保存
  Macの標準メールアプリ「Mail」を使っている方限定ですが、複数のメールをまとめてひとつのテキストファイルとして保存できます。

まず、保存したいメールを選択します。不連続な複数のメールを選択する場合は、「Command」キーを押しながら保存したいメールをクリックします。

次に、「ファイル」メニューから「別名で保存」を選択して保存。選んだメールが一つのテキストファイルとして保存されますので、関連するメールだけをまとめて保存するのに便利です。

余計な情報を排除する

本当に小さなネタばかりで恐縮ですが、共通することは「余計な情報は排除する」ということ。メールに限らず「情報共有」のポイントは「余計な情報を排除する」ことだと考えています。

Gmailのように、容量を気にすることなくすべてのメールを残すことができるサービスもありますが、余計なメールがたくさん残っていれば、検索結果にも多くのメールが表示され、その中から目的のメールを探すのは人間の仕事。

メールの場合、「件名と内容が一致していない」といったことも多々あり、適切なキーワードを与えられないがために、目的のメールにたどり着くのに苦労させられることもあります。

「検索で探せばいいや」と安易に情報を溜め込むのをやめると、見通しの良さを実感していただけると思います。